Sono legittimati a richiedere estratti e certificati di stato civile e lo svolgimento di ricerche sugli archivi di stato civile solo coloro che vi abbiano un personale interesse.

Lo Stato Civile Italiano è entrato in funzione a decorrere dall’anno 1866; prima di tale anno l’attività di registrazione degli eventi di nascita, matrimonio e decesso era svolta dall’Autorità Ecclesiastica. Qualora l’evento risulti antecedente al 1866 la richiesta dovrà pertanto essere presentata alla Curia Vescovile da cui la Chiesa dipendeva, ai fini della ricerca nel registro parrocchiale di competenza. Altre informazioni utili riguardo alle modalità di effettuazione di ricerche genealogiche possono essere reperite nel portale degli Antenati attivato dal Ministero per i beni e le attività culturali – Direzione Generale Archivi all’indirizzo http://www.antenati.san.beniculturali.it/ricerca-genealogica/.

Per quanto riguarda i dati storici, occorre fare riferimento alla disposizione dell'art. 35, comma 4 del DPR n. 223/89, che dispone: "previa motivata richiesta, l'ufficiale d'anagrafe rilascia certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse".

Per poter ottenere dati desunti da atti pregressi e cioè archiviati, è necessario presentare domanda scritta e motivata; naturalmente non sarà sufficiente una motivazione qualsiasi, ma è indispensabile che si tratti di una motivazione "giuridicamente tutelata" così come prevede l'art. 22, comma 1, lett. b) della legge n. 241/90 in materia di diritto di accesso agli atti della pubblica amministrazione.
Questo significa che la richiesta di accesso agli atti anagrafici (ricerca storica) finalizzata, genericamente, alla ricostruzione dell'albero genealogico deve essere respinta per mancanza di motivazione giuridicamente tutelata!
Se, al contrario, la ricostruzione dell'albero genealogico è finalizzata ad ottenere il riconoscimento di un diritto, di un beneficio di legge, a sostenere proprie ragioni in giudizio, ecc. allora la motivazione sussiste e la domanda può essere accolta (occorre verificare e decidere di volta in volta).

Richiesta scritta con indicazione della motivazione "giuridicamente tutelata"

Certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse

I tempi di risposta (rilascio del certificato) non sono stabiliti da nessuna legge; o meglio, vige il termine generale valido per tutti i procedimenti amministrativi e cioè, 90 giorni dalla richiesta.

a) se la ricerca è per atti di data anteriore fino a 5 anni: euro 50,00 fino a due nominativi contenuti nel certificato, + euro 10,00 per ogni soggetto oltre il secondo. Oltre alla marca da bollo;
b) se la ricerca è per atti di data anteriore oltre 5 anni: euro 100,00 fino a due nominativi contenuti nel certificato, + euro 20,00 per ogni soggetto oltre il secondo. Oltre alla marca da bollo.
 

Per quanto riguarda i dati storici, occorre fare riferimento alla disposizione dell'art. 35, comma 4 del DPR n. 223/89, che dispone: "previa motivata richiesta, l'ufficiale d'anagrafe rilascia certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse".

Deliberazione di GC n°43 del 01/06/2021

L'ufficiale d'anagrafe può legittimamente rifiutare di effettuare ricerche non legate a nominativi o dati precisi forniti dal richiedente.
Esempio: il cittadino non può pretendere che l'ufficiale d'anagrafe cerchi gli eredi di una persona o segua la linea retta o collaterale alla ricerca dell'ascendenza o della discendenza. Questo non è affatto compito dell'ufficiale d'anagrafe! nella maniera più assoluta! anche perchè si assumerebbe una responsabilità che non gli compete e che non potrebbe mai assumersi con certezza! Al contrario, l'ufficiale d'anagrafe, se la richiesta risulterà legittima, dovrà limitarsi a cercare lo stato di famiglia e/o le schede individuali della persona o delle persone indicate chiaramente dal richiedente e certificarne i dati desunti dagli stessi o, al massimo, da quelli collegati in sede di archiviazione. Inoltre, l'unica modalità legittima con cui si possono fornire tali dati è quella del certificato o dell'attestato. Caso mai sarà poi il cittadino, tramite i dati riportati sul o sui certificati storici, ad effettuare i collegamenti parentali al fine di ricostruire la sua ascendenza.